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来源:崇左企业
编辑:何兰君
时间:2014-04-21 17:50:32
秘书工作那些事

   在许多人眼里,秘书就是办事员和打字员。曾经的我对于秘书的工作也只知一二,直到我从变电站调到了办公室才发现,这里的环境大不同,这里的每一天都精彩!

在办公室工作常会碰到许多突发状况,记得有一次企业举办赛事活动,过程很顺利,却在最后的环节出了个岔子:当所有参赛选手和嘉宾及领导都站好了位置准备合影的时候,才发现摄影师不知去向,跑去拿相机的人一时半会又赶不来,场面颇为尴尬。这时,人群里突然有人喊一声:“谁有高清像素的手机?帮忙拍几张吧。”于是便有人上前充当临时摄影师,口里还不断喊着左边往里靠靠!大家笑一笑!在他有模有样得拍了好几张后,取相机的人总算是赶到了,这个尴尬的局面得以化解。

做了文秘工作之后我才发现,细节是多么至关重要,有时候可能就因为不经意间忽略了某一个细节,而导致全盘溃败;而抓住了关键的细节,却常常可以起到画龙点睛,甚至事半功倍的效果。

曾经听过前辈们说起一些工作中的事,当时听得有滋有味,过后反思,受益匪浅。说某位领导到外地去开会,回来后对当时的一个细节印象深刻,他说在会议期间,无论走到哪,遇见的所有工作人员都会停下脚步,微笑着向他道一声“你好”,这让他感觉如沐春风,并由此对那里留下了极好的印象。而我听完这个故事却感触颇深,只是简单的一句“你好”,一个微笑致意,却起到这样意想不到的效果,有着由此可以看出,注重细节可以起到事半功倍的效果。

要做好秘书工作,仅仅只靠前辈指点引路是完全不够的,许多事情需要自己去留意、去思考,去实践,才能领悟到其中的要旨。回想过去一年多的秘书工作生涯,我犯过不少的错误,诸如由于没有细心留意而忽略了领导办公室盆景上挂着的几片黄叶;由于没有记牢主席台领导坐次而在开会时弄错了台牌顺序;由于没有仔细检查讲话稿,交到领导手上的讲话稿还留有错别字……

现在看来,这些错误显得有些低级,究其原因,皆因忽视了日常工作中的细节问题。但也正是这些大大小小的错误,让我逐渐养成了关注细节的习惯。记得刚调到工作部的时候,主任就对大家说,也许大家花了很多心思和精力去做某件事,但永远也不会有人知道,但大家还是要用心去做,这就是办公室的工作。我一直记着这一句话,也在努力把每一件事做得更细致。渐渐地,我也在实践中总结出了许多实用的工作经验:主席台上的文件需仔细检查,特别是需要发言的领导的讲话稿更要每页检查,以免因为印刷问题出现空页或留白;装订较厚的文件时往往钉口往上翘,这样很容易刮伤手,必须用工具把书钉压紧;为了避免办公桌上留下水印,用湿布擦过之后还需用干布再仔细擦一遍;每一个盆景需定期转一个方向,以免因为植物向阳的特性而长成歪脖子;每天早晨上班的第一件事是打开领导办公室的门窗透透气,夏季的时候还会先开好空调以免室内过于闷热。

每一天,我都在重复得做着一些相似的事,排版文件、打印装订、打扫卫生等等,而每一天,我都有可能碰到新的问题、新的挑战。一个好的秘书需要具备多元的才能、应变能力、组织能力、沟通能力、团队协作能力,甚至一些基本的办公用品维修技术,更要具备较高的文字水平,我也在这每一天相似的而又精彩的工作里像一块海绵一样吸取着各种各样新的常识和技术,不断充实、不断成长。

 

 

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